GEPS AI

GEPS AI Smartflow — Piattaforma di Operations Management per Studi di Consulenza GEPS AI Smartflow è una piattaforma intelligente per la gestione delle operations di studi di consulenza e aziende di servizi professionali. Il cuore è l’automazione del flusso email→ticket→fatturazione, con classificazione AI, portale cliente e gestione documentale. 1. Acquisizione automatica delle richieste (email→ticket) L’app si collega in tempo reale alla casella Outlook dello studio. Ogni email viene intercettata, analizzata e trasformata automaticamente in un ticket strutturato: Identificazione cliente: gerarchia email→dominio→firma, con confidenza AI. Classificazione attività: abbinamento al tipo corretto tramite similarità contestuale. Rilevazione priorità, ore stimate e fatturabilità suggerite dall’AI. Rifiuto delle risposte automatiche (out-of-office, conferme di lettura). Deduplicazione tramite Message-ID di Graph per evitare ticket doppi. Soglia di confidenza 80%: sotto questa soglia il ticket non riceve l’email di conferma automatica, evitando comunicazioni errate. Alert giornaliero se le email non riconducibili a ticket superano i ticket creati, per non perdere richieste. 2. Gestione ticket e workflow collaboratore Kanban e liste con stati Aperto / In lavorazione / Da fatturare / Fatturato. Assegnazione collaboratore con rispetto dei vincoli di area operativa. Elaborazione AI del ticket, usando la definizione del tipo attività come contesto primario per raffinare la descrizione. Solleciti del cliente riconosciuti e collegati al thread, con notifica automatica al collaboratore assegnato. Thread conversazione: storico messaggi in entrata/uscita collegato al ticket, con allegati sincronizzati. Calcolo importo automatico da tipo attività, ore, quantità, tariffa oraria e listini personalizzati. 3. Portale Cliente Area dedicata e sicura (RLS su codice_fiscale) dove il cliente consulta: I propri ticket con stato, descrizione e thread. I propri documenti (fatture e note di credito) pubblicati dallo studio. Vista Documenti (download singolo o ZIP multi-selezione) e Riepilogo con totali mensili, importi negativi in rosso per le note di credito. Inviti al portale con email personalizzabile e link pre-uploaded ai documenti tramite codice_fiscale. 4. Gestione documenti e fatturazione Caricamento batch PDF: lo studio carica un PDF multi-fattura, l’app lo splitta in singoli documenti, estraendo numero, data, importo e tipo (fattura vs nota di credito) via parsing spaziale. Revisione e assegnazione cliente prima della pubblicazione. Pubblicazione dei documenti nel portale, con tracciamento lettura. Pre-fatturazione: approvazione dei ticket da fatturare, calcolo importi e generazione del pacchetto per la fatturazione. 5. Anagrafiche e configurazione Clienti con referenti multipli, codice fiscale/P.IVA, area prevalente, canone mensile. Collaboratori con ruolo, aree operative multiple, tariffa oraria, stato attivo. Tipi attività con codice causale, aree associate, ore teoriche, valore unitario. Listini personalizzati per cliente e tipo attività. Aree operative e gruppi clienti. Impostazioni portale (URL, testo invito) e AI (test classificazione, processamento manuale email, reminder). 6. Reportistica e automazioni Report mensile con “Tempo dedicato” per collaboratore e cliente. Reminder giornalieri ai collaboratori sui ticket aperti. Email di conferma al cliente allo stato “Fatturato”. Notifiche sollecito automatiche. Sincronizzazione nomi utente e auto-assegnazione ID ticket progressivi. 7. Sicurezza e ruoli Accesso role-based (admin, responsabile, collaboratore, cliente) con Row-Level Security: ogni utente vede solo i dati di competenza. Tema chiaro, layout responsive con safe-area iOS e drawer mobile. GEPS AI Smartflow trasforma la gestione operativa di uno studio consulenziale da processo manuale a flusso automatico, tracciabile e misurabile.